Qualitätsmanagement-Handbuch im Intranet/Internet
Viele Unternehmen stellen bereits ihre Dokumentation auf elektronischer Basis den Mitarbeitern zur Verfügung. Meist jedoch nur zB als PDF-Dokument auf einem Server. Wenn diese Dokumente jedoch in einer Datenbank gespeichert werden, ist die Pflege sehr viel einfacher, schneller und auch der Zugriff auf Inhalte über Suchbegriffe möglich. Hier einige FAQs aus der täglichen Praxis:
Welche Vorteile bietet ein Handbuch im Intranet/Internet gegenüber einer gedruckten Version?
Natürlich in erster Linie, dass mehr Mitarbeiter erreicht werden(alle, die einen PC am Arbeitsplatz haben) und Änderungen/Ergänzungen sehr schnell und unkompliziert durchzuführen sind. Und viele Inhalte sind in ‘Variablen’ gespeichert (Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Organigramme, Namen, Kurzzeichen und Telefonnummern, Wechselwirkungen etc.), die bei Änderungen nur einmal eingegeben werden müssen.
Welche Vorteile bietet ein Handbuch im Internet gegenüber dem Intranet?
Das Handbuch im Internet steht allen Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung - auch zB dem Außendienstmitarbeiter und auch dem Kollegen zu Hause, der sich in Ruhe in das Qualitätsmanagementsystem einarbeiten will. Aber es kann auch dazu dienen, bei Ihrem Kunden Vertrauen in die Qualität Ihrer Produkte zu schaffen. Selbstverständlich ist auch eine ‘Abgrenzung’ nach außen möglich: zB können Verfahrens- und Arbeitsanweisungen nur im Intranet bzw. nach Anmeldung abgerufen werden.
Sind denn nicht gedruckte Texte einfacher zu lesen und zu verstehen?
Ja, aber das Handbuch und die Anweisungen können ja auch jederzeit ausgedruckt werden. Allerdings muss dann ein deutlicher Hinweis vorhanden sein, dass die gedruckte Version nur zur Information dient und die aktuell gültige Version im Intranet/Internet zu finden ist.
Ist denn solch ein Handbuch auch Zertifizierungssicher?
Selbstverständlich! Und dadurch, dass alle Mitarbeiter mit Zugang zu einem PC erreicht werden, ist die Kenntnis des QM-Systems besser als mit gedruckten Dokumenten. Mitarbeiter ohne PC am Arbeitsplatz können zB an einem öffentlichen PC in der Kantine die Dokumente abrufen. Und das Risiko, dass ein Auditor ein veraltetes, gedrucktes Dokument findet, entfällt 
Wie sieht das mit den mit geltenden Dokumenten aus?
Alle Dokumente können und sollten direkt im Handbuch referenziert sein. Und -wie gesagt- da sie nur als Referenz aufgeführt sind, werden bei Änderungen automatisch alle Verweise aktualisiert.
Unser Handbuch sollte in mehreren Sprachen verfügbar sein. Geht das?
Natürlich! Und es sind beliebig viele Sprachen möglich. Auch hierzu werden die einzelnen Dokumente in den verschiedenen Sprachen in einer Referenztabelle aufgeführt.
Wer kann denn an der Dokumentation als Autor arbeiten?
Die Anzahl der Autoren ist unbeschränkt. Und Sie können auch an unterschiedlichen Standorten des Unternehmens arbeiten. Und für jeden Autor sind verschiedene Rollen möglich, die je nach Struktur des Unternehmens festgelegt werden. Die Vergabe der Rechte sollte jedoch nur von einer Person erfolgen (im allgemeinen der QMB).
Welche technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein?
Für die Speicherung der Dokumentation wird eine MySQl-Datenbank und PHP4 oder PHP5 benötigt. Die Bearbeitung der Dokumente und das Anzeigen beim Mitarbeiter geschieht über einen Standard-Browser, so dass keine weitere Softwareinstallation erforderlich ist. Die Größe des Speichers ist natürlich von der Anzahl der Dokumente abhängig, ist aber auch heutzutage kein großes Thema mehr. Stehen bei Ihnen kein MySQL und/oder PHP zur Verfügung, können wir Ihnen dies gerne einrichten oder auch auf unserem Server zur Verfügung stellen.
Für die Speicherung der Dokumente im Internet ist noch zusätzlich eine Webseite notwendig, die die oben genannten Vorrausetzungen erfüllen muss.
Wie setze ich ein solches Projekt um?
An erster Stelle steht das Einrichten der Datenbank und das Gestalten der Oberfläche (Struktur der Dokumente, Schriftarten, Farben, Firmenlogos etc), das normalerweise in einem Tag abgeschlossen ist. Und meistens stehen bereits viele Dokumente zB. als WORD-Datei zur Verfügung. Das Hochladen ist dann eine Fleißaufgabe, die je nach Umfang der Dokumentation auch in einem weiteren Tag abgeschlossen ist.
Gerne erstelle ich Ihnen ein Angebot hierzu - entweder als All-Inclusive-Angebot, als Basisversion zum Kennenlernen und weiterentwickeln oder auch als Coach, um Ihre Mitarbeiter in die Lage zu versetzen eigenständig die Dokumentation zu pflegen.